Tra WLC EXPERT SERVICES SRL e il cliente, di seguito denominati individualmente "Fornitore" o "Beneficiario", nel presente accordo entrambe le parti agiscono come responsabili del trattamento dei dati. I termini utilizzati nel presente accordo sono definiti dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo.

Oggetto dell'Accordo

L'oggetto del presente accordo è stabilire le modalità e i metodi con cui ciascuna Parte tratterà i dati personali dell'altra Parte.

Ciascuna Parte effettuerà il trattamento di tali dati in conformità con le disposizioni legali applicabili al momento del trattamento.

Finalità e Basi Giuridiche del Trattamento

Le Parti possono trattare i dati personali dei dipendenti e/o di altri beneficiari o rappresentanti designati dalle Parti in conformità con le disposizioni di legge applicabili e:

• Ai fini dell'adempimento degli obblighi assunti dalle Parti tramite il Contratto;
• Ai fini dell'invio di comunicazioni/avvisi/notifiche ai dipendenti e/o ad altri beneficiari designati dalle Parti e/o ai rappresentanti delle Parti relativi all'oggetto del contratto e alla scadenza del pagamento delle fatture.

Altri scopi per cui i dati personali delle Parti possono essere utilizzati in situazioni specifiche:

• Comunicazione con autorità pubbliche, revisori o istituzioni competenti per ispezioni e controlli sulle attività e sugli asset delle Parti.
• Recupero di crediti o di debiti in sospeso, se applicabile.
• Risoluzione di controversie e contenziosi, esecuzione di sentenze giudiziarie, decisioni arbitrali, ordinanze giudiziarie, ecc., se applicabile.

Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento è conforme a:

• Articolo 6(1)(b) del GDPR – "il trattamento è necessario per l'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o per l'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso";
• Articolo 6(1)(c) del GDPR – "il trattamento è necessario per adempiere a un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento";
• Articolo 6(1)(f) del GDPR – "il trattamento è necessario per il perseguimento di interessi legittimi del titolare del trattamento o di terzi."

Categorie di dati soggetti al trattamento

I dati che saranno trattati dalle Parti per le finalità specificate sono i seguenti:

• Nome, cognome, firma, posizione, numero di telefono e indirizzo e-mail.

In situazioni specifiche per le finalità menzionate, potrebbero essere richiesti anche altri dati come:

• Dati della carta d'identità/carta d'identità provvisoria/documento d'identità/passaporto/passaporto diplomatico/permesso di soggiorno temporaneo in Romania/certificato di nascita o altri.

Inoltre, il Fornitore può trattare:

• Dati di localizzazione forniti dal sistema GPS;
• Informazioni relative al noleggio: luogo di consegna (noleggio), luogo di restituzione, durata del noleggio;
• Informazioni sui conducenti aggiuntivi, se applicabile;
• Informazioni contenute in documenti o in qualsiasi altro materiale contenente dati personali forniti per l'esecuzione del presente Contratto;
• Dati relativi allo stato di salute (ad esempio, in caso di incidente).

Validità

Il presente Accordo entra in vigore alla data della sua firma da parte delle Parti e rimarrà in vigore per tutto il periodo in cui le Parti tratteranno i dati personali ai sensi del Contratto.

Trattamento dei dati e obblighi di conformità delle Parti

Le Parti si impegnano a rispettare le disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati personali, comprese le disposizioni del GDPR, la legislazione di attuazione e le decisioni emesse periodicamente dall'Autorità di controllo rumena (ANSPDCP) durante il trattamento dei dati personali nell'esecuzione dell'ordine.

I dati personali dei dipendenti delle Parti e/o di altri beneficiari designati da esse e/o dei loro rappresentanti coinvolti nella prestazione del servizio saranno raccolti dalle Parti nel contesto della fornitura dei servizi secondo l'ordine/contratto.

Le Parti divulgheranno solo quei dati personali che sono autorizzate a divulgare o che hanno il diritto di divulgare ai sensi delle disposizioni legali applicabili e dei contratti/ordini di cui sono parte, assicurandosi che esista una base giuridica adeguata per il trattamento dei dati e che le persone interessate siano adeguatamente informate sulla divulgazione dei loro dati personali, in conformità con l'ordine/contratto.

Le Parti convengono di non divulgare in nessuna circostanza altri dati personali relativi ai dipendenti delle Parti e/o ad altri beneficiari designati e/o ai loro rappresentanti, salvo quelli necessari per la fornitura dei servizi in conformità con l'ordine/contratto.

Ciascuna Parte implementerà misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali dei Beneficiari contro il trattamento non autorizzato o illecito e contro la perdita, distruzione o deterioramento accidentale, garantendo un livello di sicurezza appropriato.

Le Parti si assicureranno che l'accesso ai dati personali dei Beneficiari sia limitato al personale coinvolto nella fornitura dei Servizi e/o alle persone espressamente autorizzate da ciascuna di esse.

Le Parti si adopereranno per ridurre il volume dei dati trattati solo ai dati strettamente necessari per ciascuna specifica finalità di trattamento.

Le Parti sono responsabili, in conformità con le normative applicabili in materia di protezione dei dati personali, di informare correttamente gli interessati sulle proprie operazioni di trattamento dei dati personali, compreso il trattamento dei dati personali basato sull'ordine.

Sicurezza dei dati personali

Le Parti sono obbligate a stabilire e mantenere in ogni momento misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali contro la distruzione accidentale o illegale, la perdita accidentale, il danneggiamento, la modifica, la divulgazione o l'accesso non autorizzato, in particolare quando il trattamento comporta la trasmissione di dati attraverso una rete, nonché contro qualsiasi altra forma illegale di trattamento.

Le Parti devono adottare misure tecniche e organizzative appropriate per proteggere la sicurezza di qualsiasi rete o servizio di comunicazione elettronica utilizzato per il trasferimento o la trasmissione di dati personali (comprese misure destinate a garantire la riservatezza delle comunicazioni e a prevenire l'accesso non autorizzato a qualsiasi computer o sistema, garantendo così la sicurezza delle comunicazioni).

Legge applicabile

Il presente Accordo è disciplinato dalla legge rumena.

Le Parti convengono di fare ogni sforzo per risolvere in modo amichevole qualsiasi controversia derivante in relazione al presente Accordo. Se le Parti non riescono a risolvere tali controversie in modo amichevole, queste saranno sottoposte alla risoluzione dei tribunali competenti.

Responsabilità

Ciascuna Parte agirà come titolare del trattamento indipendente per il proprio trattamento dei dati in relazione al Contratto, e nessuna delle Parti accetterà alcuna responsabilità per una violazione da parte dell'altra Parte della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

Il Beneficiario è obbligato a informare i dipendenti e/o i beneficiari designati come utilizzatori dei veicoli oggetto del contratto di noleggio sul trattamento dei loro dati personali da parte del Fornitore. Per ulteriori dettagli, consultare la nostra Politica sulla Privacy disponibile sul nostro sito web [...].

[OPZIONE ALTERNATIVA – La Politica sulla Privacy di WLC EXPERT SERVICES si trova nell'Allegato n. 1 – Nota informativa relativa al trattamento dei dati personali, allegata al presente Accordo.]

Disposizioni finali

Il presente Accordo rappresenta l'intesa tra le Parti in merito al trattamento dei dati personali in relazione all'esecuzione del Contratto e sostituisce qualsiasi altra disposizione, accordo e intesa precedente, indipendentemente dalla loro forma, conclusi dalle Parti in relazione ai loro ruoli e obblighi riguardanti il trattamento dei dati personali per l'esecuzione del Contratto.

Il presente Accordo può essere integrato o modificato solo per iscritto, mediante accordo reciproco tra le Parti.