ACORD PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Intre WLC EXPERT SERVICES SRL si client, fiind în continuare numite în mod individual „Furnizor” sau „Beneficiar”,  În cadrul prezentului acord, ambele părți au calitatea de operator. Termenii utilizați în cadrul acordului sunt definiți prin Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European. 

• Obiectul acordului

Obiectul prezentului acord este reprezentat de stabilirea modului și modalităților în care fiecare Parte va prelucra datele cu caracter personal ale celeilalte Părți. 

Fiecare dintre Părți va realiza activitățile de prelucrare a acestor date în conformitate cu prevederile legale în vigoare, aplicabile momentului procesării. 

•  Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

Părțile vor putea prelucra datele cu caracter personal ale angajaților și/sau altor beneficiari sau reprezentanților desemnați de Părți în conformitate cu prevederile legale aplicabile și:

• În scopul îndeplinirii obligațiilor asumate de către Părți prin Contract;

• În scopul transmiterii de comunicări/înștiințări/notificări angajaţilor şi/sau altor beneficiari desemnaţi de Parți şi/sau reprezentanţilor Părților referitoare la obiectul contractului și scadența la plată a facturilor.

Alte scopuri în care mai pot fi utilizate datele cu caracter personal ale Părților, în situații specifice, sunt următoarele:

• În scopul comunicării cu autoritățile publice, auditori sau instituții cu competențe în realizarea de inspecții și controale asupra activității și activelor Părților, după caz.
• În scopul colectării debitelor/ recuperării debitelor restante, dacă este cazul.
• În scopul soluționării disputelor și litigiilor, punerea în executare a unor hotărâri judecătoreşti, arbitrale, ordine judecătoreşti etc., dacă este cazul.

Temeiul juridic al prelucrării este conform:

1. art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR, respectiv "prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract";
2. art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR, respectiv "prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului";
3. art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR, respectiv "prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță". 

• Categorii de date supuse prelucrării 

Datele care urmează a fi prelucrate de către Părți în scopurile menționate sunt urmatoarele: nume, prenume, semnătură, funcție, telefon, adresă de e-mail.

În situații specifice pentru scopurile menționate mai pot fi solicitate și alte date cum ar fi datele din cartea de identitate/ cartea de identitate provizorie/ buletinul de identitate/ pașaportul/ pașaport diplomatic/ permis de ședere temporară în România/ certificat de naștere sau altele.

De asemenea, Furnizorul poate prelucra:

• date de localizare furnizate de către sistemul GPS;
• informații privind închirierea: locația de livrare (închiriere), locația de returnare, durata închirierii;
• informații privind șoferii adiționali, dacă este cazul;
• informațiile conținute în documente sau orice alt material care conține date cu caracter personal pe care le puneți la dispoziție în vederea executării prezentului Contract;
• date cu privire la starea de sănătate (de exemplu, în cazul producerii unui accident);

• Valabilitate

Prezentul Acord își produce efectele de la data semnării lui de către Parți și va rămâne în vigoare pe toată perioada în care acestea vor face prelucrări de date cu caracter personal în temeiul Contractului.

• Prelucrarea datelor și obligațiile Părților privind conformitatea prelucrării

Părţile se obligă să respecte prevederile aplicabile privind protecţia datelor cu caracter personal, inclusiv prevederile GDPR, ale legislaţiei de punere în aplicare, precum şi deciziile pe care Autoritatea de supraveghere din România (ANSPDCP) le emite periodic în legătură cu acestea, atunci când prelucrează date cu caracter personal în executarea comenzii. 

Datele cu caracter personal ale angajaţilor Părților şi/sau ale altor beneficiari desemnaţi de acestea şi/sau reprezentanţilor acestora implicați în prestarea serviciului, vor fi colectate de către Părți în contextul furnizării serviciilor conform comandă/contract. 

Părțile vor divulga doar acele date personale pe care sunt autorizate sau pentru care au dreptul, conform prevederilor legale aplicabile şi a contractelor/ comenzilor la care sunt Părți, să le divulge, asigurându-se că există un temei legal adecvat pentru prelucrarea datelor şi asigurând informarea adecvată a persoanelor vizate cu privire la dezvăluirea datelor lor cu caracter personal, conform comandă/contract. 

Părţile convin să nu divulge în nicio împrejurare alte date cu caracter personal în legătură cu angajaţii Părților şi/sau alţi beneficiari desemnaţi de acestea şi/sau reprezentanţii acestora decât cele necesare pentru prestarea serviciilor conform comandă/contract. 

Fiecare dintre Părți va implementa măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele personale ale Beneficiarilor împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale și care oferă un nivel de securitate corespunzător.

Părțile se vor asigura că accesul la datele cu caracter personal ale Beneficiarilor este limitat la personalul implicat în acordarea Serviciilor și/sau persoanele împuternicite în mod special de către fiecare dintre ele.

Părțile vor urmari reducerea volumului de date prelucrate numai la acele date strict necesare fiecărui scop specific de prelucrare.

Părţile sunt responsabile, conform prevederilor privind protecţia datelor cu caracter personal aplicabile, să informeze în mod corespunzător persoanele vizate cu privire la propriile operaţiuni de prelucrare a datelor cu caracter personal, inclusiv cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal în baza comenzii. 

• Securitatea datelor cu caracter personal

Părțile au obligația de a institui și menține în permanență măsuri de securitate tehnice și organizatorice adecvate, pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilegale sau a pierderii accidentale, deteriorării, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat, în special atunci când Prelucrarea implica transmiterea de date printr-o rețea, precum și împotriva oricăror alte forme ilegale de Prelucrare . 

Părțile trebuie să întreprindă măsuri tehnice și organizatorice adecvate, pentru a proteja securitatea oricăror rețele sau servicii de comunicații electronice sau utilizate pentru transferul sau transmiterea Datelor cu Caracter Personal (inclusiv măsuri menite să asigure secretul comunicațiilor și accesul neautorizat la orice computer sau sistem, garantându-se astfel securitatea comuncațiilor).

• Legea aplicabila

Prezentul Acord este guvernat de legea română.

Părțile convin să depună toate eforturile pentru a rezolva amiabil orice diferență aparută în legatură cu prezentul Acord. În cazul în care părțile nu reușesc să rezolve pe cale amiabilă asemenea diferențe, acestea vor fi deduse spre soluționare instanțelor de judecată competente.

• Răspundere

Fiecare Parte va acţiona ca un operator de date independent pentru propria prelucrare a datelor în legătură cu Contractul şi nici una dintre Părţi nu va accepta vreo răspundere pentru o încălcare de către cealaltă Parte a legislaţiei aplicabile privind protecţia datelor cu caracter personal. 

Beneficiarul are obligația sa informeze angajații și/sau beneficiari desemnați de către acesta ca fiind utilizatori ai autovehiculelor care fac obiectul contractului de închiriere, cu privire la prelucrarea datelor lor cu caracter personal de către Furnizor. Pentru mai multe detalii va rugam consultați Politica noastră de Confidențialitate disponibila pe website-ul nostru ..].

[VARIANTA ALTERNATIVA- Politica de confidentialitate WLC EXPERT SERVICES se regăsește în Anexa nr. 1.- Nota de informare referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal, la prezentul Acord]

• Dispoziții finale

Prezentul Acord reprezintă înţelegerea Părţilor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal în legătură cu executarea Contractului şi înlocuieşte orice alte prevederi, alt acord şi înţelegere anterioară, indiferent de formă, încheiate de Părţi în ceea ce priveşte rolurile şi obligaţiile ce revin acestora în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal pentru executarea Contractului.

Prezentul Acord poate fi completat sau modificat numai in scris, prin acordul de voință al părților.