Entre WLC EXPERT SERVICES SRL et le client, ci-après dénommés individuellement le "Fournisseur" ou le "Bénéficiaire", dans le cadre du présent accord, les deux parties agissent en tant que responsables du traitement des données. Les termes utilisés dans cet accord sont définis par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen.

Objet de l'Accord

L'objet du présent accord est d'établir la manière et les modalités selon lesquelles chaque Partie traitera les données à caractère personnel de l'autre Partie.

Chaque Partie réalisera le traitement de ces données conformément aux dispositions légales en vigueur au moment du traitement.

Finalités et Fondements Juridiques du Traitement

Les Parties peuvent traiter les données à caractère personnel des employés et/ou d'autres bénéficiaires ou représentants désignés par les Parties conformément aux dispositions légales applicables et :

• Dans le but de remplir les obligations assumées par les Parties dans le cadre du Contrat ;
• Dans le but de transmettre des communications/notifications/avis aux employés et/ou à d'autres bénéficiaires désignés par les Parties et/ou aux représentants des Parties concernant l'objet du contrat et l'échéance de paiement des factures.

Autres finalités dans lesquelles les données à caractère personnel des Parties peuvent être utilisées dans des situations spécifiques :

• Pour la communication avec les autorités publiques, les auditeurs ou les institutions compétentes pour effectuer des inspections et des contrôles sur les activités et les actifs des Parties, le cas échéant.
• Pour le recouvrement des créances ou la récupération des dettes impayées, le cas échéant.
• Pour la résolution des différends et litiges, l'exécution des décisions judiciaires, des sentences arbitrales, des ordonnances judiciaires, etc., le cas échéant.

Base juridique du traitement

La base juridique du traitement est conforme à :

• Article 6(1)(b) du RGPD – "le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci";
• Article 6(1)(c) du RGPD – "le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis";
• Article 6(1)(f) du RGPD – "le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers."

Catégories de données faisant l'objet du traitement

Les données qui seront traitées par les Parties pour les finalités spécifiées sont les suivantes :

• Nom, prénom, signature, fonction, numéro de téléphone et adresse e-mail.

Dans des situations spécifiques pour les finalités mentionnées, d'autres données peuvent également être demandées, telles que :

• Données de la carte d'identité/carte d'identité provisoire/bulletin d'identité/passeport/passeport diplomatique/permis de séjour temporaire en Roumanie/certificat de naissance ou autres.

En outre, le Fournisseur peut traiter :

• Données de localisation fournies par le système GPS ;
• Informations relatives à la location : lieu de livraison (location), lieu de retour, durée de la location ;
• Informations concernant les conducteurs supplémentaires, le cas échéant ;
• Informations contenues dans des documents ou tout autre matériel contenant des données personnelles que vous fournissez pour l'exécution du présent Contrat ;
• Données relatives à l'état de santé (par exemple, en cas d'accident).

Validité

Le présent accord prend effet à compter de la date de sa signature par les Parties et reste en vigueur pendant toute la période au cours de laquelle les Parties traiteront des données à caractère personnel conformément aux termes du Contrat.

Traitement des données et obligations de conformité des Parties

Les Parties s'engagent à respecter les dispositions applicables en matière de protection des données à caractère personnel, y compris les dispositions du RGPD, la législation d'application et les décisions émises périodiquement par l'Autorité de surveillance roumaine (ANSPDCP) lors du traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution de la commande.

Les données à caractère personnel des employés des Parties et/ou d'autres bénéficiaires désignés par elles et/ou de leurs représentants impliqués dans la prestation du service seront collectées par les Parties dans le cadre de la fourniture des services conformément à la commande/au contrat.

Les Parties ne divulgueront que les données personnelles qu'elles sont autorisées à divulguer ou qu'elles ont le droit de divulguer en vertu des dispositions légales applicables et des contrats/commandes auxquels elles sont parties, en veillant à ce qu'il existe une base légale adéquate pour le traitement des données et à ce que les personnes concernées soient correctement informées de la divulgation de leurs données personnelles, conformément à la commande/au contrat.

Les Parties conviennent de ne divulguer en aucun cas d'autres données à caractère personnel concernant les employés des Parties et/ou d'autres bénéficiaires désignés et/ou leurs représentants, sauf celles nécessaires à la fourniture des services conformément à la commande/au contrat.

Chaque Partie mettra en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles des Bénéficiaires contre tout traitement non autorisé ou illégal et contre toute perte, destruction ou détérioration accidentelle, en garantissant un niveau de sécurité approprié.

Les Parties veilleront à ce que l'accès aux données à caractère personnel des Bénéficiaires soit limité au personnel impliqué dans la prestation des Services et/ou aux personnes expressément autorisées par chacune d'elles.

Les Parties s'efforceront de réduire le volume des données traitées uniquement aux données strictement nécessaires à chaque finalité spécifique de traitement.

Les Parties sont responsables, conformément aux réglementations applicables en matière de protection des données à caractère personnel, d'informer correctement les personnes concernées sur leurs propres opérations de traitement de données à caractère personnel, y compris le traitement des données à caractère personnel basé sur la commande.

Sécurité des données à caractère personnel

Les Parties sont tenues de mettre en place et de maintenir en permanence des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte accidentelle, la détérioration, la modification, la divulgation ou l'accès non autorisé, en particulier lorsque le traitement implique la transmission de données via un réseau, ainsi que contre toute autre forme illégale de traitement.

Les Parties doivent prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger la sécurité de tout réseau ou service de communication électronique utilisé pour le transfert ou la transmission de données à caractère personnel (y compris des mesures destinées à assurer la confidentialité des communications et à prévenir l'accès non autorisé à tout ordinateur ou système, garantissant ainsi la sécurité des communications).

Loi applicable

Le présent Accord est régi par le droit roumain.

Les Parties conviennent de faire tous les efforts nécessaires pour résoudre à l'amiable tout différend survenant en relation avec le présent Accord. Si les Parties ne parviennent pas à résoudre ces différends à l'amiable, ils seront soumis à la résolution des tribunaux compétents.

Responsabilité

Chaque Partie agira en tant que responsable du traitement indépendant pour son propre traitement des données en lien avec le Contrat, et aucune des Parties n'acceptera de responsabilité pour une violation de la législation applicable sur la protection des données personnelles par l'autre Partie.

Le Bénéficiaire est tenu d'informer les employés et/ou les bénéficiaires désignés en tant qu'utilisateurs des véhicules faisant l'objet du contrat de location, du traitement de leurs données personnelles par le Fournisseur. Pour plus de détails, veuillez consulter notre Politique de confidentialité disponible sur notre site web [...].

[OPTION ALTERNATIVE – La Politique de confidentialité de WLC EXPERT SERVICES se trouve en Annexe n° 1 – Note d'information relative au traitement des données à caractère personnel, jointe au présent Accord.]

Dispositions finales

Le présent Accord représente l'accord des Parties concernant le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution du Contrat et remplace toute autre disposition, tout autre accord et toute entente antérieure, quelle que soit leur forme, conclue par les Parties concernant leurs rôles et obligations en matière de traitement des données à caractère personnel pour l'exécution du Contrat.

Le présent Accord peut être complété ou modifié uniquement par écrit, avec le consentement mutuel des Parties.